雖然依照約定的工作時間出勤是每個員工應遵守的義務,但偶爾總會出現無法預期的意外而遲到的情形(或有些人根本是慣性遲到),有些中小企業為了遏止這類的遲到情況,便會規定遲到一分鐘要扣多少錢,或是遲到達幾分鐘以上便要自動請假等,但這些規範真的都合法嗎?對於企業來說,勞工遲到時又到底該如何扣薪才對呢?

員工有遲到或早退時,該如何扣薪呢?

其實勞動部前陣子在接受立委質詢時便被問到了這項問題,不過遲到扣薪或強迫請假等一直以來都是常見的勞資爭議,過去勞動部也早已做出過不少類似的解釋,簡單來說就是要求雇主在面對員工有缺勤情形時,只能針對該員工「未提供勞務」的時段不發給薪資,而不能有溢扣情形。

勞動部109年3月20日勞動條2字第1090130271號函

員工遲到該如何扣薪呢?|

如以上所述,主管機關的概念是只要員工有提供多久的勞務,資方就應該要付多少錢,因此,即便勞工有遲到的情形,也只能以其遲到的「分鐘數」來扣薪(或應該說不發給薪資)。舉例而言,月薪為36,000元的員工,換算為平日每小時工資額為150元,再換算為「每分鐘薪資」為2.5元,假設該員工某天遲到10分鐘時,資方便只能扣除25元的薪資,一旦扣超過此金額,便可能會被認定為「工資未全額直接給付」勞工而違反勞基法第22條第2項規定,進而面臨2萬元以上100萬元以下的罰鍰。

遲到扣薪範例說明

就像我們上圖所舉的案例,有些中小企業常會約定以遲到每分鐘扣10元或甚至更高的金額來嚇阻員工不得遲到,但哪怕只多扣了一塊錢都還是違法,如以下的判決,資方其實才多扣了兩百多元,後來遭到主管機關處罰後再提起行政訴訟也仍然敗訴(之後上訴最高法院也裁定駁回):

高雄高等行政法院108年度訴字第42號判決
「⋯⋯經查,勞工高員於107年3月25日有遲到23分鐘情事,依高員當月份工資3萬4,000元為準,換算1分鐘工資為2.36元{計算式:(職務薪資2萬3,200元+執照津貼1,500元+全勤獎金1,000元+夜勤獎金8,300元)/240小時/60分鐘},則高員未提供工作23分鐘所對應不能取得之工資為54元(計算式:2.36元×23分鐘),惟原告依員工管理辦法第11條扣減高員該月工資280元,已超過高員未工作而不應取得之54元。⋯⋯。依此事實可知,原告就高黃2員107年3月份工資,其未給付部分已超過高黃2員遲到早退時間而不能取得之工資,就超過部分,性質上確屬雇主扣減工資之懲戒措施,自屬勞基法第22條第2項所規範未全額直接支付工資之行為。⋯⋯」

無論如何,強烈建議企業主們在計算員工薪資時一定要特別謹慎,可千萬別因小失大了。順帶一提,上面提到的「平日每小時工資額」只是普遍的計算方式,但其實勞資雙方也可以另外約定別算法,詳情可參照「月薪制換算成平日每小時工資額,會因為大小月而有不同嗎?」一文。

如果勞資雙方有約定全勤獎金,可以扣發嗎?|

有不少較為傳統的公司,會與員工約定在沒有請事假、普通傷病假或曠職的情形下,便會另外發給「全勤獎金」,但如果員工遲到或早退也一樣可以不發嗎?答案是肯定的,這點我們可以參照以下的解釋令:

行政院勞工委員會76年10月16日台勞動字第4560號函
「勞工遲到早退與曠工情形不同,雇主應分別處理;至於是否可因此扣發全勤獎金及扣發方式,宜由勞資雙方先行協商,明定於團體協約或工作規則中,報請主管機關核備後公開揭示之。」

追根究底,勞資雙方有沒有事前明確約定很重要,因此建議在薪資項目中有約定全勤獎金的勞資雙方,應該要事先協商清楚對於遲到或早退的扣發標準,或是否可以在一個月中有幾次或幾分鐘的通融額度,並將這些細節訂定在勞動契約或工作規則之中,在遊戲規則訂得夠清楚的情況下,發生爭議時便有依據可循了。
另有關全勤獎金的其他細節,可以參考我們的另一篇文章「員工請假或遲到就可以不給『全勤獎金』嗎?」。

員工遲到,可以要求他自行請假嗎?|

對於有約定全勤獎金的勞工來說,如果只是不小心遲到個幾分鐘就要被扣上一、兩千元的全勤獎金,坦白說是不太划算,因此有些事業單位便會通融員工可以用請假的方式辦理,避免在紀錄上顯示出缺勤。

然而無論是特休或事假,請假的主動權都是在勞方身上(勞動基準法第38條第2項第43條),假如是由資方片面要求員工一定要以請假的方式取代遲到時數,這時候反而是資方會違反規定了,這點可參考以下的解釋令:

勞動部104年11月17日勞動條3字第1040132417號書函
「⋯⋯二、依勞動基準法施行細則第7條規定,勞工工作開始及終止之時間、休息時間、休假、例假、請假等有關事項,應由勞雇雙方於勞動契約約定。任一方有調整工作時間之必要時,應與他方重行協商合致,始得為之。勞工上班遲到之時間,因未提供勞務,雇主得就遲到時間比例扣發當日工資。雇主如允勞工得以請假方式辦理,尚非不可;其請假之最小單位,得由勞雇雙方自行議定,但雇主不得逕自規定該等遲到時間均應以請假方式處理。
三、案內勞工遲到之時段,不論係採遲到扣薪或以請事假方式辦理,於計算該日延長工時時數,遲到或請事假之時段仍應與是日工作時間合併計算。雙方對於勞工遲到之事實,於是日原定正常工作時間不變之前提下,協商合議調整工作開始及終止時間者,得以超過變更後之正常工作時間計算延長工時。至於貴公司是否確與勞工協議調整該日之工作起迄時間,仍應視個案事證查察以判。」

上面的函釋除了說明員工遲到不能片面要求一率以請假方式處理,還有另一個重點,那就是無論員工遲到或請假的時段,仍然要與員工有提供勞務的時段合併計算,除非勞資雙方有重新議定「上下班時間」,否則當要計算加班時數時,仍然要從原本約定的下班時間後開始計算。

遲到時段仍應與工作時間併計

總而言之,遲到或早退應該是勞資雙方都不樂見的情況,就算是規模較小或雙方具有高度互信基礎的事業單位,仍然建議應該要把這部分的規定與細節事先以書面約定清楚,真的遇到了能快速地解決爭議唷!

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