大家應該都聽過「存證信函」這個名詞吧?在一般的情況下,我們想讓對方知道自己的訴求時,只要透過對話的方式讓另一方清楚地了解意思時,就會發生法律效力(民法第94條)。然而,當今天我們無法透過對話讓對方知道我們的訴求時,可能就得透過「非對話」的方式來表達自己的意思,例如傳訊息、電子郵件或書信等等,而這類的意思表示會在送達到對方時生效(民法第95條)。

那麼,以上述的方式表達自己的意思,又怕對方裝傻說沒收到或不承認時應該怎麼辦呢?這時候寄發存證信函以留下證據,就是一個不錯的選擇了,本篇文章就想來聊聊在勞資關係管理中,什麼情況會需要用到存證信函,又該怎麼寫、怎麼寄才能保障自己的權益唷!

關於存證信函,應該怎麼寄才好呢?

到底什麼是存證信函呢?|

依照司法院「裁判書用語辭典資料庫查詢系統」的解釋,存證信函的意義如下:

「係透過郵局以掛號方式所寄發,且會有一份相同內容的副本留存在郵局,這種信函稱為存證信函。主要可以用來證明發信日期及發信內容的一種證明函件,寄件人可以用它來表明自己的立場,達到意思通知或意思表示的效果,進而保存相關證據。」

簡單來說,我們可以把想要表達給對方的意思寫在存證信函中,然後到郵局寄出後,郵局同時也會留存一份副本,當未來發生爭議時(例如進行調解或訴訟),便可以出具存證信函副本或向郵局查閱,就能知道寄發的日期與內容。

寄送存證信函的用途與目的

寄送存證信函的目的|

既然我們已經知道存證信函的功能為何,那到底在什麼情況下才需要寄發存證信函呢?我們整理出以下幾個寄送存證信函的目的,當你有這些需求時,或許就可以考慮寄發存證信函以達到這些目標:

一、表明自身立場並給予對方壓力
如我們在開頭所述,有時候我們以口頭或其他方式向另一方表達自己的訴求時,不見得能得到對方的回應,這時候採存證信函等較為正式的方式讓對方知道自身立場,除了能達到一定的嚇阻與警告效果,也能讓對方意識到我方已有進行下一步動作的打算。
比方說當自身的著作權受到侵害時,在正式提出訴訟以前可先寄出存證信函讓對方意識到我方已注意此侵權行為,或許就能因此而避免訴訟並達到要求對方停止侵權的目的。

二、主張自身的法律權利
有些法律會特別規定行使權利的方式,這時候為了避免對方未來否認我方曾經有提出過此主張,便可以存證信函來表達自己的權利,也能達到催告的效果。舉例來說,假如某房東(出租人)將房屋出租給租客(承租人),但租客卻沒有按時繳納租金時,房東便可依照民法第440條第1項規定,以存證信函催告租客應在一定期限內(通常是收到函後七日內)支付租金,如果租客仍然沒有完成給付,房東便可終止該契約了。

三、保留事實證據
民法第258條規定,解除權的行使只要向他方當事人有意思表示即可,不過有些法律有特別規範行使解除權的期限,而當這類爭議產生時,雙方又往往會聚焦在「到底有沒有在時效內明確表達解除的意思表示」。
例如,依照消費者保護法第19條第1項,除非有法定的例外情形,否則通訊交易的消費者可在收到商品或接受服務後7日內無需說明理由退還商品或書面解除買賣契約,而網路交易即為通訊交易的其中一種類型,因此消費者於網路購物時,原則上仍享有7日無條件退貨解約的權利。因此有時候為了要避免超過該期限,可以存證信函的方式以達到「書面通知」的效果,並能保留證據代表有在期限內行使該權利,避免口說無憑。

四、中斷法律時效
我們在「為什麼被欠薪水還沒辦法討回來?」這篇文章中,曾討論過有關於薪資、資遣費或退休金等工資項目的請求權時效,而依照民法第129條規定,消滅時效可因「請求」而中斷(不過仍應在請求後六個月內起訴,參照民法第130條),而為了保留有在時效內「請求」的證據,這時候也可以透過存證信函達到目的。
像是最常見的借款情形,由於一般金錢借貸在法律關係中是屬「消費借貸」而適用15年請求權時效,因此如果提供借款的人(債權人)沒在15年的時效內請求借錢的人(債務人)償還該借款的話,一但經過法定時效,其請求權將會消滅,而為了避免此情形,通常也可寄出存證信函提出請求與催告,除了可中斷時效,同時也能達到其他上面提的目的。

五、行使抗辯權
當一方的當事人向他方提出請求權時,如果另一方認為對方的請求權不存在,這時候就可行使其抗辯權。在一般的民事糾紛中,抗辯權通常是指對抗他人請求權行使的權利,更白話來說就是拒絕對方的給付要求,而要提出這樣的意思表示,透過存證信函也是很好的方式。
同樣以借貸關係為例,假如過去曾向他人借錢,但在15年的請求權時效內對方都未曾以法定方式中斷時效,結果在時效消滅後又跑來要求債務人還錢,這時候債務人便可透過存證信函表達抗辯與拒絕給付的意思表示。

六、確認事實是否存在
除了以上列舉的各個目的,有時候寄存證信函給對方以取得回覆,也可能可作為訴訟中的有利證明,例如租客有積欠租金的狀況,但因為過去都是以現金交付租金,房東如果為了確認積欠租金的事實,因此寄了存證信函給租客催告給付租金,這時候如果租客再回覆是因為特定原因而沒在期限內繳納,對房東而言便可取得租客有積欠租金的事證。同理可證,如果是沒有簽下借據的借貸關係,或許也能透過這種方式來確認事實。

綜合以上,我們可以知道存證信函雖然本身不具法律效力,但只要妥善運用還是能達到一定的目的甚至可避免爭訟,不過內容跟用字務必要盡量精確,如果真的不了解該怎麼撰寫比較適當,建議還是可以尋求專業的律師或顧問協助。

存證信函的格式|

依照中華郵政全球資訊網中提供的範例與說明,如果是用電腦登打的話應注意以下幾個原則:

  1. 英文、數字、符號等請用「全形」輸入。
  2. 本下載格式係提供寄件人直接輸入文字。
  3. 如欲將原有文章轉貼載入本下載格式時,請將原有文章儲存於「記事本」再轉貼即可。若儲存在Word等其他檔案,則請先將原有文章之字體、段落、字元間距等設定如下,則原有文章轉貼後,文字即可落在存證信函格子內:
    (1)字體大小設定為:18
    (2)段落行距設定為:固定行高 34pt及靠左對齊
    (3)字元間距加寬及點數設定為:2.9pt
  4. 請依所提供之格式使用,變更樣式內容者,不予收寄。
存證信函格式

上面的格式看起來是有點麻煩,所以這邊告訴大家一個小撇步,只要在Google搜尋「存證信函產生器」,就可以找到一些神人所製作的網站工具,只要將寄件人、收件人與內容等資料key入後,就能自動產出存證信函的PDF檔,列印後就可以拿到郵局寄出囉。

此外,不管是用手寫或列印出來後才發現有需要塗改之處,是否可以直接修正呢?其實是可以的,不過存證信函內文字如有塗改增刪,應於備註欄內註明,並由寄件人簽章,每頁塗改增刪不得逾20字。

關於存證信函的費用|

就如同寄送掛號信一樣,寄發存證信函也是需要費用的,存證信函的費用為首頁收取50元的存證費,續頁每頁或附件每張30元。如果是同時交寄2件內容完全相同的存證信函,僅收件人姓名、地址不同的話,得作成總副本2份,並將各收件人姓名、地址另紙聯記一併交給郵局。除了第1件外,其餘副本將會按存證費減半收費。

此外,存證信函既然有保存證據在郵局的特點,必要時寄件人也可以在3年的保存期內交驗原執據以申請查閱存局的副本,而在申請查閱時,須按申請時現行存證費半數交付查閱費,所以寄出存證信函之後,務必要留好相關的收據以備不時之需。

在勞資爭議中,什麼情況需要寄存證信函?|

在處理法律問題時,可能有千百種狀況可用存證信函達到自身目的,而在面對勞資糾紛時,也不乏需要用存證信函來取證或給予他方壓力的時候,以下我們僅列出幾種狀況來說明為什麼處理特定勞資爭議時可能需要寄存證信函,提供給大家參考:

勞資爭議中可寄存證信函的幾種情況

一、勞方欲終止契約時
依照勞基法第14條第1項規定,當資方有各類惡意行為時,勞方得不經預告終止勞動契約,實務上常見的是主張第6款「雇主違反勞動契約或勞工法令,致有損害勞工權益之虞」的情況而提出,不過如果是依該款而提出終止,就得特別注意第2項的除斥期間規定,也就是勞方需在知悉該情形或損害結果之日起三十日內行使該權利,而為了要留下有在除斥期間內行使權利的證據,那麼寄發存證信函就是非常必要的方式了。
即使不是依照上面的情形終止契約而是勞方自請離職,但不知道大家有沒有遇過雇主或主管不願意接收離職申請或協助辦理交接的狀況?這時候勞方為了要留下證據代表有按照勞基法規定提前預告雇主,或許也可考慮寄送存證信函以佐證提出預告的日期,避免離職後被雇主追償。

二、資方欲解僱勞工時
相對於上述的情況,當資方發現勞方有重大的惡意行為時,同樣可依照勞基法第12條規定不經預告終止勞動契約(懲戒性解僱),例如當勞方有「違反勞動契約或工作規則,情節重大」或「無正當理由繼續曠工三日,或一個月內曠工達六日」等情形時,資方是可以直接開除員工而不需另外給付資遣費的,但在該條第2項也同樣有30天除斥期間的限制,因此資方在行使該權利時,也要注意應自知悉勞方違規情形之日起30天內發動,而這時候如果能寄發存證信函來留下證據,發生爭議時便可提出來作為佐證。
此外,當資方要資遣勞工時,除了要有符合勞基法第11條的各項事由外,也應依照勞工的年資提前預告資遣情形(勞基法第16條),如果擔心未來被勞方主張未事先預告的話,或許也可以考慮在事前以存證信函提出資遣預告以保留證明。

三、勞資雙方對請假情形有爭議時
有些人可能很難想像,為什麼連請個假都需要寄存證信函呢?這通常都是存在於沒有互信基礎的勞資關係中,讓員工為了保存證據,不得不用此方式來提出自己的訴求。舉例來說,一般的情況下當勞方要向資方請求各項假別時,除了要依照公司內部的請假程序提出外,當資方要求勞方提出相關證明文件時,勞方也有提出的義務(勞工請假規則第10條),但如果勞方已經主動告知要請假並提出相關證明,但資方卻一直置之不理的話該怎麼辦呢?
上述的情況,特別是會發生在勞工因職業災害而需要請求「公傷病假」的時候,勞資雙方可能會對於「醫療中不能工作期間」的長短有諸多歧見,對勞方而言,如果擔心事後被資方主張未按程序請假甚至被認定曠職,可以在存證信函中詳細敘明職災事實、要請的假別與期間,並以合法醫療院所開立的診斷證明為附件。
相對而言,如果勞方僅有口頭表示要請多長的假期卻未按公司程序請假與提供證明,在真的找不到其他聯繫方式的情況下,資方也可以寄發存證信函敦促勞方應完成請假程序,如在期限內未回覆者則將改以事假辦理。

四、勞方認為資方違法解僱,而提出確認僱傭關係的意思表示
無論資方要以資遣(經濟性解僱)或開除(懲戒性解僱)的方式終止勞動契約,都應該要有符合法定的事由與相關的證明,才能合法地行使這項權利,但如果勞方被解僱後認為資方所主張的理由並非事實,又該怎麼辦呢?舉例來說,不少資方認為勞工不能勝任工作時便會依照勞基法第11條第5款規定予以資遣,但實務上要認定「勞工對於所擔任之工作確不能勝任」並沒這麼簡單,一般來說需要判斷該當事者是否在主觀上有消極的工作態度,或客觀上的實際工作能力、智識未達該職務的標準,且資方在經過法令所允許的各類較輕微懲戒手段(教育訓練或調整職務等)後,都仍然無法改善的情況下才能予以資遣。
因此,對勞方而言如果認為資方終止勞動契約並不具備法定事由,也可以寄送存證信函給資方,聲明自己仍有準備好繼續提供勞務的意思,並主張應恢復與資方間的勞雇關係。
#延伸閱讀:老闆開除員工後,還要繼續付薪資?

五、催告給付工資以中斷請求權消滅時效
我們在上面的「寄送存證信函的目的」一節中,有提到以存證信函的形式提出「請求」便可以中斷消滅時效,而一般來說工資的請求權是五年不行使而消滅,因此如果有被資方積欠薪資的勞工,便可以在時效消滅以前盡快寄出存證信函中斷時效,如果資方仍置之不理的話,則再儘速提出民事訴訟。但一般而言我們還是建議有被積欠工資的狀況就儘速提出請求或透過勞資爭議調解解決,避免因為時間過久而難以釐清事實。
#延伸閱讀:為什麼被欠薪水還沒辦法討回來?因為你沒注意到「請求權時效」!

六、資方向勞方之連帶保證人主張權利
有時候資方聘僱了某個勞工後,在對於該新進員工的人格特質或品行尚未完全瞭解或信賴的情況下,為避免他在職期間因為不可預期的原因而損害到資方的財產或設備時,可與勞方約定要找到第三人擔任「保證人」以簽立人事保證契約以分散此風險,這就是我們所稱的「人事保證契約」。
依照民法第756-1條第1項規定:「稱人事保證者,謂當事人約定,一方於他方之受僱人將來因職務上之行為而應對他方為損害賠償時,由其代負賠償責任之契約。」因此該契約其實並非違法約定,只要經過書面約定即為有效,而勞方或其保證人在簽署以前也應特別注意一下契約內容、保證責任範圍與保證期間等細節。
實務上,大多是傳統產業的企業才會要求員工簽署此類文件,當員工有業務侵占或不當毀損資方財產的情形,而且事後也找不到當事人來求償時,資方便可以先寄發存證信函給其職務保證人,如此一來便可讓該保證人了解到有此情況,或許便能間接讓當事人願意出面與公司協商解決爭議。

總而言之,存證信函說穿了只是一項可留下溝通內容與時間等證據的工具,因此並不是寄出後就一定能達到自己理想中的效果,當事人最好還是要設想一下後續要採取的行動與策略,才能更完整地去向對方主張自身的權利唷。

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