年底將近,應該有不少勞方們開始在思考自己是否要轉換跑道吧?我們在去年(2018年)年初時曾有撰寫過一篇文章「年後轉職,應該要注意哪些事呢?」,其中便有提到業務交接的必要性,不過其實也不只有在離職時會遇到業務交接的問題,當勞方有內部轉調或留職停薪時,如果也能把業務交接工作確實完成並留下書面資料,也能避免產生爭議。

沒做好交接工作,就不能離職嗎?

由於翻開勞基法等相關的法令並沒有明文規定業務交接的細節,但並這不代表勞工就沒有辦理職務交接的義務,這點我們可以從先前有提過的勞動部解釋令看出端倪:

勞委會88年9月2日台勞資二字第0034926號函釋
「⋯⋯二 另基於工資係勞工賴以維生之主要收入,本於勞務無法儲存之特性,如經雙方約定,而勞工涉有違約時,雇主宜循民事訴訟求償。至約定之違約金如過高者,得依民法第二五二條規定向法院訴請核減。三 勞工於離職時,本於契約終止之附隨義務,無論有無約定,自應克盡交接離職手續之義務。惟如勞雇雙方未有約定,而雇主逕以勞工未辦妥離職手續扣發薪資,為法所不許可。至雇主如因勞工未盡必要之交接離職手續義務,致受有損害者,可循民事求償程序,請求損害賠償。」

簡單來說,勞方離職時仍應確實將交接工作辦理妥當,否則因為沒有辦妥業務交接而導致雇主有受到損害時,資方是可以依民法第184條第1項第227條第2項提起損害賠償的告訴的。除了前述的狀況外,過去也曾有勞資雙方原本協議採用合意資遣的方式終止勞動契約,但最後因為資方認為勞方非但沒做好業務交接,還將原本執掌的電腦檔案予以刪除,勞方反而無法領到約定好的離職補償金(參照臺灣高等法院104年度勞上字第6號民事判決),更不用說如果勞方確實有這類情況,可能會違反刑法第359條的妨礙電腦使用罪而吃上官司。

沒做好交接工作就不能離職?|

勞方有無辦妥交接工作,涉及到的是損害賠償問題,並不代表雇主可以單方面限制勞工一定要完全辦理交接後才能離職。由於終止勞動契約是屬於「形成權」,只要權利人單方的意思表示,就能使法律關係變更或消滅的權利。白話點來說,勞方只要向資方明確表示在什麼時候要終止勞動契約,資方並沒有准駁的權力,仍應尊重勞方的離職意願。

此外,依勞基法第15條第2項以及第16條規定,勞方只要依照下列期間提前預告即可在預告期滿後終止勞動契約,即使雇主與勞工約定預告離職比法令更長的天數,則高於法令部分的天數仍屬無效(參照勞委會88年2月19日台勞資二字第006099號函),不能限制勞方離職的權利。

 
服務年資離職預告期間
未達3個月法無明文,勞資雙方自行協商
繼續工作3個月以上1年未滿者10日前預告
繼續工作1年以上3年未滿者20日前預告
繼續工作3年以上者30日前預告

實務上有些雇主會主張勞方沒有辦妥業務交接或提前預告離職而扣留員工薪資,這類情況其實都已違反勞基法的規定。例如過去有公司在員工提出離職預告後,以存證信函要求員工應親自到公司辦理業務交接與領取薪資,然而該公司過去都是與員工約定以轉帳方式發薪,為了讓員工出面才用了這樣的手段,甚至寧願把員工的薪資「提存」到法院也不願意直接匯給員工(而且從員工薪資中扣除500元的提存費),不過最後就因為前述的狀況,被勞檢後遭到主管機關依違反勞基法第22條第2項(工資未全額直接給付)及第23條第1項(未依約定之方式及期限給付工資)處罰(參照臺灣臺南地方法院107年度簡更一字第1號判決),反而更得不償失。

勞資雙方要怎麼認定職務交接的過程呢?|

雖然即使勞方沒做好交接工作仍然可以離職,但如我們開頭所述,不代表勞方完全沒有交接的責任與義務,而我們這邊所說的「交接」其實不僅侷限於有形財物或資產,這部分可參考以下判決說明:

臺灣高等法院104年度勞上字第6號民事判決:
「按勞工離職時,對於雇主之業務承接應負有交接之義務,此等義務本屬勞動契約勞工之契約附隨義務。而交接不僅指財物之交接,更兼指『業務』之交接。亦即,勞工離職時,必須將與其業務有關之事項移交予承繼其業務之人,因此衍生具體上作為義務自當包括:業務上經手之文件資料、財產物件、應交付承接業務之人。再交接義務,並不僅於勞動契約終止生效前有之,即便於終止生效後,倘其交接事項尚未完備,勞工自應配合加以補足。且業務交接手續之完成,並非單純以是否已履行雇主所開列之交接清單詳列之事宜為憑。交接清單縱經雇主各部門負責人簽章完竣,如嗣後發現有未經移交之業務而要求離職員工補辦交接手續,仍應認員工有補辦交接手續之義務,否則即難謂其交接業已完成,要屬當然。」

如該判決所指出的,業務交接範圍包含了勞方經辦的相關文書資料與財產物件,資方也最好要明確指定承接業務的人員,如此一來才能將權責劃分清楚,讓交接工作能順利完成。

實務上有關於職務交接的爭議依然層出不窮,很多時候也往往都是勞資之間情緒上的問題而非制度有瑕疵,不過我們還是認為,如果每個事業單位都能在事前先建立好相關制度,未來遇到爭執而僵持不下時,也才有依據可循。因此,我們依照過往的經驗,列出了以下幾個業務交接的步驟讓有需要的勞資雙方朋友們可以參考。

職務交接建議流程

一、約定交接期間

除非勞資雙方在勞動契約或工作規則中有先行約定,否則一般來說職務交接的期間還是會因為員工的資歷、職位、工作內容、負責專案進度或管理範圍而有所不同,因此建議勞資雙方在進行交接工作以前,最好先確定期限,讓雙方都能掌握交接時程。不過如果是勞方自請離職的話,或許還是約定勞方離職前的業務交接期間比照自請離職預告期間,也能避免徒增其他爭議。
不過也要在此提醒一下勞工朋友們,如同我們上面提到的判決中提及的「即便於終止生效後,倘其交接事項尚未完備,勞工自應配合加以補足」,如果離職後仍然有應交接但未完備的事項,在合理的範圍內還是建議應配合公司予以完成。

二、常態性工作資料化

如果勞方的工作有製作「職務說明書」的話,那麼只要參考該文件列舉出該職位的職責與工作任務,再逐一清點與承接人交接即可。不過如果沒有該文件的話,勞方最好還是在離職前將自身的工作職掌與常態性的工作項目一一列出,並製作交接清單與時程表,在主管的見證下與同事或新人完成交接。

三、專案進度說明

除了常態性的工作,有些人的工作內容可能還會牽涉到不同期間的專案,這些專案短則三個月,長則可能達一年以上,總不可能要完成手上的每個專案後再離職吧?因此最好能將進行中的各項專案分別列出,並以書面方式呈現出不同專案的目標、時程、參與者、目前遇到的各別問題與專案進度,最好還可以用甘特圖或專案狀態表之類的圖表顯示出目前專案執行狀況,除了能讓接手的同事更順利(或減少離職後被打擾的機率),也能讓老東家留下好的印象。

四、列出檔案與財物清單

舉凡在職期間曾經運用到的工作紀錄、報告、客戶資料、文宣檔案、E-mail往來紀錄或電子檔案等都是屬於公司的資產,為了避免落人口舌或觸犯我們前面提到的刑民事責任,勞方最好也針對前述的這些資料製作詳細的列表或目錄,進而整理好相關的文件或標記清楚檔案的存取方式。至於其他固定資產或實物等(例如辦公室或公務車鑰匙、文具用品、零用金、公務電話或其他設備等),也應列出清單甚至以拍照方式記錄交接情形,避免在離職後才發現遺漏。

這個步驟對勞資雙方來說其實顯得格外重要,因為當勞方正式離職後公司的各類財產可能會經手多人,這時候才發現問題或損害情形時,反而更難釐清事實與責任歸屬了。

五、交接過程書面紀錄

我們上面嘮叨了這麼多,但相信實務上還是有許多勞資雙方都僅以口頭方式交接,往往會因為誤會或溝通管道不良而產生嫌隙,如果能將上述的常態工作、負責專案、檔案文件及財務等資訊統整成一份業務交接表單,並透過書面、電子郵件或甚交接會議的方式留下證明與紀錄,未來發生爭執時或許就能有很好的依據還原事實了。

以上就是我們簡單的分享了,其實現在大部分的勞方可能都只是不同職場的過客而已,除非有遇到特定的情形,不然多下一點功夫讓彼此好聚好散,對雙方來說也應該都會有正面的影響喔!