嗨嗨大家，今天想來跟大家聊聊，在職場上有關工作進度與發生問題時如何向上回報的技巧。當然，這是不會有標準答案的討論，所以才會像我們標題所說的，該如何回報工作進度、如何判斷回報的時間點以及回報的內容該如何拿捏，都必須依照組織的文化或過去的經驗來找到最適合的模式，那到底要如何成為好的回報者，不就像是要如何成為藝術家一樣困難嗎XD

在工作的過程中，如果不能確實回報問題與工作進度，有時候就會無法讓主管或上級長官知道第一線人員的難處，也不容易做出正確的決策來調整工作模式以提高效率；然而，如果耗費太多時間在往上回報，不只會提升了溝通的摩擦成本而浪費彼此的時間，老闆或主管更容易會因為抓不到下屬回報的重點，而留下了不好的印象。

那麼，回報工作進度與問題這麼兩難，如果是職場新鮮人，究竟該怎麼做呢？我們試著透過以前的經驗，整理出一些技巧提供給大家參考～

❶善用定期溝通時間回報
有些組織內部會訂定定期的會議，這就是最好的溝通時間，如果是針對工作的方法、產品的品質、人員教育訓練或針對特定服務項目建議等層面的議題，由於這些意見的急迫性一般來說並不高，往往也不是一時之間可以改變的，便可以試著將這些意見彙整後在會議中提出，不只節省日常回報的時間，也可以在會議記錄中留下依據，作為下次再行討論的基礎。

❷評估事件的重要性
當然，有些事件一定具有處理的時效性，這類的問題就一定得在當下立即回報避免危害情形擴大了。但對於基層員工來說，有時候實在很難區分嚴重性，所以組織內部最好要建立標準作業流程，讓員工知道「正常情況」下，在執行業務的過程中應如何處理特定事件，當無法遵照標準作業流程辦理時，那就顯然屬於「異常情況」，而需要進行回報了。

❸條列式整理回報重點
回報問題時，如果只是把看到的問題或要處理的事項全部原封不動地丟給老闆或主管，用膝蓋想就知道不大對勁吧？所以當發現有需要回報的事件或問題時，最好可以用條列式的方法，將事件的重點列舉出來，再把原始的資料當作附件，讓主管在必要時可以對照參考，或許是比較好的做法。

❹嘗試在最後提供一些建議
不知道大家在職場中有沒有聽過老闆或主管說過：「我花錢請你來是要解決問題的！」這句話雖然聽起來不太悅耳，但其實也有一定的道理，如果不能試著幫上級分擔一些基礎的問題，久而久之就很難留下好的印象。所以在回報一些問題時，或許可以透過從自己擔任的職位上所觀察到的重點，具體地提出一些解決方案讓主管參考，或許會讓自己在組織內的重要性大大提升。

➎trial and error很重要！
如我們開頭所說的，對於員工來說，該如何回報工作進度與問題根本就是一門藝術！所以如果想要長久地待在同一個企業或組織內部的話，就試著依照每次的經驗去調整回報的模式吧～另一方面，對企業而言也應該要從每次在員工回報過程中產生的不良後果中汲取經驗，加以改善溝通的管道，否則在溝通不良的情況下，不只會讓工作效率降低，更可能會在哪一天出現了難以收拾的危機，那對大家來說都不是好事呀～

以上是我們的觀點，當然不可能套用到所有的情境中，不過應該多少可以讓大家作為參考。關於回報這件事情，你有其他的想法嗎？歡迎跟我們討論唷！

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