我們在上個月剛與新政院南區新創基地合作舉辦了「創業者必備的勞動法令基礎知識 」課程,希望透過我們的經驗分享,讓許多準備要創業或正在努力經營新創團隊的夥伴們可以因此得到幫助。在課程結束後,有許多夥伴提出了身為經營者或人事管理人員的為難與實務上的困境,大家都能清楚地意識到了解勞動法令與處理勞資關係有多重要,也很願意一步一步地改善制度來符合法規,但不得不說,也有許多新創團隊並不把這些問題放在心上,其實是會面臨到不少風險的。

創業者注意

在過去的經驗中,我們看到許多勞資爭議發生之後,對於小規模的事業單位或新創團隊而言,除了在經濟上會受到影響,更嚴重的是當勞資關係出現裂痕,便會打擊到整體的士氣,如果撐不過這一個關卡,許多新創團隊就會因此而倒下。

我們也是新創團隊,從籌備到正式營運的過程中也遭受到不少挫折與打擊,因此我們也能深深體會創業的艱難與壓力。這篇文章就是希望稍微提點一下創業者們,在開始聘僱員工之後要準備好哪些資料,除了能確實遵守法令來保護員工的權益,也能避免遇到勞檢時會手忙腳亂。

要請人,就先成立投保單位吧!|

在說明聘僱勞工要準備哪些資料以前,我們還是得先提醒一下為員工投保的重要性。我們曾在「老闆不幫員工投保勞健保,會有哪些問題呢?」一文中解釋過雇主沒幫員工投保勞保會面臨到哪些風險,或許有些勞工在到職時並不在意,但當發生特定事故或勞資雙方因為其他因素發生爭執時,沒有為員工投保會高薪低報就會成為雇主的把柄之一。

如果有聘僱員工的需求,那就請在辦理工商登記時一併設立勞健保投保單位吧,即使是不滿五人的員工,也仍然應為員工投保就業保險,否則日後員工有非自願離職的情況時,在無法申請失業給付的情況下反而會來向雇主求償。

此外,最好也請負責人以工商憑證設定「指定經辦人」,該人員便可採用自然人憑證來為之後到職或離職的員工線上辦理加退保,除了可以省下紙本申請的郵資外,更可以避免作業不及而延遲加保。詳細作業流程,請參考勞動部勞工保險局網站中的「投保單位網路申報及查詢作業說明」喔!

準備法定文件,被勞檢也別擔心|

創業者聘僱員工要準備的文件

依照相關法令規定,當雇主有聘僱勞工時便需要準備以下的文件,不管是勞工局或勞保局來查核時,都有可能會要求事業單位應出具這些資料,如果拒絕提供的話要不是被認定為規避檢查,就是被認定是未依法置備這些文件,同樣會有遭到處分的可能。

(一)勞工名卡

勞工名卡範例(勞動部)

勞工名卡是法令上的名詞,但對事業單位來說,無論是取名為人事資料表、員工檔案或甚至履歷表,只要有記載員工的姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項,都可作為法定的勞工名卡。另外也應注意,該資料要保存到員工離職後五年。

#法令依據:勞基法第7條規定,違者處2萬元以上30萬元以下罰鍰。

(二)員工名冊

老闆們除了要幫個別員工準備勞工名卡外,也應準備好員工名冊,讓主管機關可以快速地知道你的公司總共有多少員工,雖然法令是規定其內容應包括勞工「到職、離職、出勤工作紀錄、工資、每月提繳紀錄及相關資料」,不過實務上也有許多公司是將員工名冊與勞工名卡合而為一,以系統來管理與調閱這些資訊,而就算是沒有出勤管理系統的公司,至少也能以excel表單來記錄,也才不會在有需要時又得花時間東翻西找。

#法令依據:勞保條例第10條規定,受檢時拒不出示名冊者可處6千元以上1萬8千元以下罰鍰;勞工退休金條例第21條規定,未置備名冊可處2萬元以上10萬元以下罰鍰。

(三)勞動契約

我們曾在「不簽勞動契約,會有哪些問題呢?」一文中提過,雖然法令並未強制規定勞動契約應以書面方式簽署,這也意味著勞資雙方以「口頭」方式約定也會成立,但未來雙方就很有可能會因為沒有明確約定勞動條件而產生爭議,所以最好還是能在員工到職時以白紙黑字講清楚權利義務,必要時也才有依據可循。

#法令依據:勞基法施行細則第7條規定。

(四)出勤紀錄

不管是用傳統打卡、簽到、電子刷卡、指紋或虹膜辨識,出勤紀錄最重要的是記錄下員工上下班的時間,發生爭議時就可用該紀錄作為認定工時的依據。如果沒有依法置備出勤紀錄並至少保存5年以上,就可能會面臨到9萬元以上45萬元以下罰鍰,這樣的罰則對於新創公司或小型事業單位來說也將是一大負擔,因此創業者務必要準備好這項文件,並在接受到勞檢時可以隨時提供。

出勤紀錄範例(台北市)

此外,也在此提醒所有雇主千萬別造假出勤紀錄或動手腳,如果只是違反勞基法規定那頂多是受到行政上的處分,之後再著手改善即可,但如果提供造假的出勤紀錄給主管機關受檢的話,可能就會觸犯刑法第216條的「行使業務登載不實文書罪」,不只是負責人,連有經手的會計或人資等人員也可能將一併遭到起訴,如此一來就將因小失大了。

關於出勤紀錄的一些細節與基礎問答,則可參考我們以前寫過的文章「工時與工資的基石—讓你知道『出勤紀錄』有多重要!」。

#法令依據:勞基法第30條第5項、第6項規定。

(五)工資清冊

除了工作時間要有出勤紀錄作為依據外,雇主發給員工的薪資中有哪些項目,減掉了哪些法令規定可扣除的項目,實際上又發給了多少的薪資,這些細節都應在工資清冊中呈現,並應能詳細說明各項金額是如何計算而得,例如加班費、全勤獎金或勞保費自付額,如果都能讓員工清楚地知道這些項目的計算過程,對公司的信賴程度也會隨之提升。

工資清冊範例(勞動部)

此外,法令也規範了雇主「應提供工資各項目計算方式明細」,代表創業者是有義務要發給員工薪資單、薪資條或薪資明細的,這些資料原則上應以書面方式提供,如果要以電子檔呈現,也應讓員工可以隨時自行列印才會符合規定。

#法令依據:勞基法第23條勞基法施行細則第14-1條規定。

(六)工作規則

雖然依照法令規定是聘僱滿30人以上的事業單位才需要製作工作規則並送交給勞政機關核備,不過工作規則是整個單位將人事管理制度書面化的最佳實現方式,並能將法令中並未明確規範的考勤規則、請假程序、獎懲制度及升遷方式明定出來,成為屬於自己公司的一部「法律」(當然,還是不能與國家的法令抵觸),當員工確實有違反工作規則時,備好相關證據便能依規定辦理,即使要走到調解或訴訟也都不必擔心站不住腳。

#法令依據:勞基法第70條規定,聘僱員工人數達30人時未依法核備,即可能面臨2萬元以上30萬元以下罰鍰。

上述的各項文件只是在聘僱勞工時要準備的基礎,勞資關係領域也當然不只有上面提到的問題要注意,例如「勞資會議」也是創業者要特別注意的法定程序之一。隨著員工人數增加、工資結構複雜化或法令的變革,雇主或人資也應與時俱進地修正各項文件與制度,並透過與員工的參與討論,才能逐漸打造出完美的新創團隊。

有些創業者曾跟我們提過,要準備這些基礎文件他都知道,但還是深怕還是哪邊有疏漏而覺得心裡不踏實。的確,許多深入且複雜的個案可能得搭配著不同的法令規定與經驗才能妥善處理,這也是為什麼有些新創者會需要像我們這樣的勞資顧問協助,除了在一開始能完整規劃上述的各類文件外,也能在服務期間內給予最即時的建議。無論如何,盡力讓制度符合法規,並維持勞資關係的互信基礎,團隊才能走得更久、更遠唷!